Comment booxi améliore la communication avec vos clients?

Astuces d'affaires    |   juillet 8, 2016

Voyons comment booxi s’y prend et regardons quels messages booxi envoie et à quels moments.

  • Quels messages booxi envoie-t-il?
  • Quand les messages sont-ils envoyés ?

La prise de rendez-vous est une question de communication et booxi vous permet de communiquer clairement et facilement avec vos clients de façon à offrir un meilleur service tout en vous faisant économiser du temps.

courriel de confirmation avec booxi

À partir du moment où un client fait une demande de rendez-vous ou que vous ajoutez un rendez-vous vous-même, la communication entre vous et votre client commence avec pour objectif d’informer et d’assister ce dernier. Des messages sont envoyés par courriel ou texto sans qu’aucun effort ne vous soit demandé! En effet, booxi envoie automatiquement les messages en tenant compte des préférences du client et de l’importance du message, et ce, en vous laissant en contrôle.

Les préférences du mode d’envoi peuvent être entrées par votre client lors de la prise de rendez-vous en ligne, mais peuvent aussi être précisées par vous lors de l’ajout d’un rendez-vous. Vous pouvez également modifier les préférences dans le dossier du client en question.

Quels messages booxi envoie-t-il?

booxi envoie différents messages selon le statut du rendez-vous. Le client recevra toujours des messages très clairs et intuitifs concernant la confirmation, la modification, l’annulation, le rappel ou autres particularités d’un rendez-vous. À la fin de l’article, vous trouverez une liste des messages les plus fréquemment envoyés.

Certains messages seront envoyés à vos clients pour confirmer une heure ou une modification à un rendez-vous et d’autres serviront simplement à l’informer. Vos clients auront la possibilité de modifier ou d’annuler un rendez-vous en utilisant les boutons (liens web) inclus dans le message. Ceci vous permettra de passer beaucoup moins de temps au téléphone.

  • Vos clients recevront l’information sur le lieu et l’heure de leur rendez-vous.
  • Ils pourront modifier ou annuler leur rendez-vous (en option).
  • Vous pouvez ajouter une note aux rendez-vous pour informer votre client.
  • Les confirmations se font sans décrocher le téléphone! L’économie de temps est considérable.

Quand les messages sont-ils envoyés?

Les messages de confirmation et de notification sont envoyés dès que le rendez-vous est confirmé ou modifié, tandis que les messages d’aide mémoire sont envoyés à l’intérieur d’un délai prédéfini avant l’heure du rendez-vous. Vous pouvez modifier ce délai à partir de vos règles de rendez-vous.

Une confirmation est envoyée à votre client lorsque vous acceptez une demande de rendez-vous, tandis qu’une notification sert à informer le client d’un déplacement, d’un changement ou d’une annulation de rendez-vous. Vous avez plein contrôle sur l’envoi de ces messages.

  • Vous pouvez changer le délais d’envoi d’un message d’aide mémoire (fixé à 24 h par défaut).
  • Vous pouvez décider d’envoyer ou non une notification au client lors de modification. (par défaut booxi n’envoi pas de message à chaque changement).

Rappels

Envoyez des messages d’aide-mémoire à vos clients est l’une des méthodes les plus efficaces pour éviter les rendez-vous manqués. Chaque fois qu’un rendez-vous est pris grâce à booxi, vous pouvez être assuré que votre client sera présent.

Les courriels et textos contiennent tous deux les informations concernant le lieu et l’heure du rendez-vous, ce qui vous permet encore une fois d’économiser du temps puisque des études prouvent qu’un grand nombre de clients appellent pour obtenir ces informations juste avant leur rendez-vous.

Messages

Voici la liste des messages les plus fréquemment envoyés.

Message Courriel Texto
Un accusé de réception est envoyé quand un client prend un rendez-vous en ligne qui requiert votre approbation. Ce message informera le client sur les étapes à suivre. X
Dès lors que vous approuvez une demande de rendez-vous, une confirmation est envoyée à votre client. Si vous avez choisi le mode d’approbation automatisée, la confirmation sera envoyée immédiatement après la prise de rendez-vous en ligne. X X
Si vous déplacez ou modifiez un rendez-vous, une notification est automatiquement envoyée à votre client. Si le changement n’a pas été fait avec le client au téléphone, booxi peut demander au client de confirmer par courriel. Grâce à ceci, le client recevra une notification et pourra confirmer sans utiliser le téléphone. Le texto est seulement envoyé pour les déplacements. X X
Une notification est envoyée au client si vous décidez d’annuler un rendez-vous. Le texto est seulement envoyé pour les annulations de dernière minute. X X
Les messages de rappels sont envoyés un peu avant le rendez-vous pour rappeler au client le lieu et l’heure du rendez-vous. Cela permet d’éviter les oublis et les rendez-vous manqués. X X

À retenir:

  • Vos clients adorent les confirmations et aide-mémoire par courriels et textos.
  • Vous économisez beaucoup de temps en laissant booxi s’occuper de la communication.
  • La communication améliore la qualité de votre service.
  • Les aide-mémoire réduisent les rendez-vous manqués.
  • Vous gardez le contrôle.
  • Utilisez booxi pour tous vos rendez-vous et économisez du temps en limitant les rendez-vous manqués.

Envoyez des courriels et des SMS de rappels à vos clients : Gagnez énormément de temps et améliorez la communication avec vos clients.
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