Gérez des groupes avec booxi

Fonctionalités    |   septembre 28, 2016

gestion de groupes

Vous pouvez maintenant planifier des groupes et accepter des réservations pour une ou plusieurs personnes. Il suffit d’ajouter une plage horaire disponible pour un groupe et un nombre maximum de participants, dans le calendrier d’un membre de votre personnel. Cet article vous explique comment planifier et gérer les réservations d’un groupe.

 

  • La planification de groupe
  • La gestion des réservations
  • La prise de rendez-vous en ligne pour les groupes

Planification de groupe


Vous devez préalablement créer un service de groupe pour votre classe ou activité, de la même façon que vous le feriez pour un service offert sur rendez-vous à l’exception du type de réservation qui doit être configuré à Réservation de groupe. C’est ensuite en ajoutant des plages horaires dans le calendrier d’un membre du personnel que vous pouvez planifier la disponibilité d’un groupe.

  1. Visualisez le calendrier de la personne qui offrira le service de groupe (la classe, ou l’activité).
  2. Faites un clic-droit dans le calendrier sur la plage horaire désirée, ou cliquez sur le bouton Nouveau groupe en haut à droite.

    ajouter une nouvelle disponibilité de groupe

  3. Si besoin, ajustez le choix du personnel, la date et l’heure.
  4. Sélectionnez le service à offrir et si besoin, ajustez la durée.
  5. Ajustez la capacité (nombre maximum de participants).
  6. Cliquez sur Sauvegarder. Le groupe est maintenant planifié et les clients peuvent réserver en ligne.

Pour modifier les détails du groupe par la suite, cliquez simplement sur la plage horaire du groupe dans le calendrier et cliquez sur le bouton Modifier à droite des détails en haut du formulaire.

modifier les réservations de groupe

 


Gestion des réservations pour un groupe


Il vous est possible de recevoir des demandes de réservation en ligne et par téléphone. Chaque réservation en ligne, de même que celles ajoutées suite à un appel téléphonique viendront automatiquement réduire le nombre de places disponibles. Chaque réservation peut contenir plusieurs participants.

Liste de réservations et participants
Pour consulter les réservations et leurs participants, simplement ouvrir le groupe en cliquant sur sa plage horaire dans le calendrier du personnel.

Vous pouvez y voir le nombre de places disponibles, réservées et totales, en plus de la liste des réservations et leurs participants. Les noms des clients ayant réservés, ainsi que ceux des participants y sont affichés.

La ligne de couleur et l’icône vous indiquent l’état de la réservation et du participant. Le vert indique approuvé et le mauve rendez-vous manqué.

not attendee Le client ne participe pas, il a seulement réservé.
attendee Le client est participant.
clientarrive Le participant est présent (Client arrivé).
noshow Le participant est absent (Rendez-vous manqué).

Modifier l’état d’une réservation ou d’un participant
Vous pouvez sélectionner plusieurs réservations et les annuler d’un seul clic. Vous pouvez aussi le jour même, modifier l’état d’un ou plusieurs participants pour les états Client arrivé et Rendez-vous manqué.

statuts de réservation de groupes

Ajouter une réservation
Vous pouvez prendre des réservations par téléphone et les ajouter dans booxi en complétant les étapes suivantes:

  1. À partir du calendrier, retrouvez la plage horaire associée au groupe désiré, puis cliquez sur la plage horaire pour ouvrir la liste des réservations. Vous pouvez aussi simplement cliquer sur le bouton Nouveau rendez-vous et sélectionner un service de groupe pour retrouver plus rapidement la plage horaire de groupe demandé.
  2. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter une réservation au haut de la liste des réservations de ce groupe.

    ajouter une réservation

     

  3. Une fois dans le formulaire d’ajout de réservations, ajustez au besoin le nombre de participants et le prix par personne.
  4. Cliquez sur Options pour accéder aux options vous permettant de désactiver l’envoi de messages aux participants (pour une surprise ou un cadeau) et d’ajouter une note à la réservation.

    ajouter des détails à la réservation

  5. Entrez partiellement un nom ou un numéro de téléphone de votre client pour le retrouver parmi votre clientèle, ou complétez les informations du client s’il s’agit d’un nouveau client et booxi l’ajoutera automatiquement à votre clientèle.
  6. Ajustez les préférences de rappel par courriel ou texto.
  7. Si la personne qui demande la réservation n’est pas l’un des participants, vous pouvez désélectionner l’option Le client participe.
  8. Complétez ensuite les informations requises pour tous les participants. Tapez le nom et optionnellement l’adresse courriel pour obtenir un rappel par courriel, puis le numéro de téléphone mobile pour obtenir un rappel par texto. N’oubliez pas de sélectionner les préférences de rappel.
  9. Pour chaque participant, vous pouvez y ajouter une note pour les demandes additionnelles (comme par exemple pour des allergies).

    ajouter une demande additionnelle

  10. Une fois le tout complété, cliquez sur Sauvegarder pour ajouter la réservation. Si une erreur se produit, booxi vous informera de la raison. Dans certains cas, comme par exemple pour le dépassement de la capacité, vous aurez la possibilité de décider si vous acceptez quand-même la réservation, ou de modifier cette-dernière.

Retrouver rapidement un groupe
Lors de la prise de rendez-vous par téléphone, il vous est possible de retrouver le groupe demandé par deux moyens simples. Par exemple pour le groupe du lundi 16:00 avec Nathalie, vous pouvez consulter le calendrier de Nathalie à la date demandée, ou cliquer sur l’ajout de rendez-vous et choisir un service de groupe. Cette deuxième option vous permet de retrouver plus rapidement un groupe disponible si vous avez beaucoup d’employés et de groupes planifiés.

Voici donc les étapes à suivre pour cette deuxième approche:

  1. Cliquez sur le bouton Nouveau rendez-vous au haut à droite du calendrier, pour accéder au formulaire de nouveau rendez-vous.
  2. Sélectionnez un service de groupe. Le formulaire s’adaptera automatiquement pour faciliter la recherche de groupes.
  3. Sélectionnez un membre du personnel en particulier, ou Tout le personnel pour voir tous les groupes.
  4. Précisez une date et heure de début pour trouver les groupes disponibles à partir de cette période.
  5. La liste des groupes disponibles avec date, heure, personnel et places disponibles sera affichée. Sélectionnez le groupe recherché.
  6. Cliquez sur Ajouter une réservation au haut du formulaire et vous passerez alors à l’étape d’ajout de réservations pour ce groupe, tel qu’expliqué précédemment.

trouver une disponibilité de groupes

Note : La recherche rapide de groupes est présentement en développement. 

Prendre les présences
Il est possible de marquer les présences en sélectionnant tout simplement des réservations ou participants parmi la liste et en cliquant sur le bouton menu au haut de la liste, puis en choisissant l’état Client arrivé.

Il est aussi possible d’imprimer une fiche des présences en utilisant l’option Imprimer la liste des présences sous le bouton menu au haut de la liste.


La prise de rendez-vous en ligne pour les groupes


Vos clients pourront facilement réserver leur place en ligne, à partir de votre page booxi, de facebook, ou de votre site web. Pour ce faire, ils n’ont qu’à suivre les étapes suivantes:

  1. Cliquer sur le bouton Rendez-vous.
  2. Choisir le service (ou l’activité) désiré(e).
  3. Ajuster le nombre de participants.
  4. Choisir une date.
  5. Choisir une heure parmi les plages que vous avez planifiées.
  6. Compléter les informations du client comme pour un rendez-vous habituel.
  7. Si le client clique sur l’option je réserve pour quelqu’un d’autre, ou s’il y a plus d’un participant, le client devra compléter l’information demandée pour chaque participant.
  8. Pour chaque participant, compléter le prénom, nom et optionnellement une adresse courriel et un numéro de téléphone mobile, les préférences de rappels automatisés (par courriel ou texto) et au besoin, ajouter une demande additionnelle.réservation de groupes en ligne

Le client, et les participants, recevront alors un courriel de confirmation ainsi qu’un un courriel ou texto de rappel.La gestion des groupes et des réservations n’a jamais été aussi facile !


 

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Astrid Bertout
Digital Marketing | Customer Success
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