Gérez tous vos rendez-vous en utilisant booxi

Astuces d'affaires    |   juillet 8, 2016

Système de gestion des rendez-vous en ligne

Cet article vous présente les avantages que vous obtiendrez en gérant tout vos rendez-vous avec booxi.

  • Utiliser un agenda papier et booxi en même temps
  • Les avantages dont vous bénéficiez lorsque vous gérez tous vos rendez-vous avec booxi
  • Construire votre clientèle
  • Vous définissez les régles, booxi fait le travail pour vous
  • Établissez votre horaire de travail
  • Gérez vos disponibilités
  • Vous gardez le contrôle

Le changement est positif et source d’opportunités. Cependant le changement nécessite de la volonté et un temps d’adaptation. La bonne nouvelle c’est que booxi nécessite de très petites modifications dans votre façon de faire, tandis que les bénéfices que vous en tirez sont énormes.

Beaucoup de gens pensent que le passage d’un agenda papier à un agenda en ligne est une grande étape. Cependant les bénéfices issus de ce changement sont tellement importants qu’il serait dommage de ne pas en profiter dès maintenant.

Utiliser un agenda papier et booxi en même temps

Booxi vous donne la flexibilité de gérer les rendez-vous comme vous avez l’habitude de le faire, ce qui signifie que vous gardez toujours un contrôle total. Cependant vous pouvez choisir de le faire de la manière la plus efficace et donc de gagner beaucoup de temps ou progressivement et de commencer en utilisant votre calendrier papier et booxi en même temps.

Certains professionnels choisissent d’utiliser booxi seulement pour recevoir les demandes de rendez-vous. Ils présentent leur service en ligne sans donner leur disponibilités, ils reçoivent des demandes de rendez-vous de la part de leur clients. Ces rendez-vous sont ensuite confirmés dans booxi ou par téléphone avec le client, puis ajoutés dans leur calendrier papier.

Avec cette méthode :

  • Les clients ne peuvent pas choisir l’heure exacte de leur rendez-vous comme booxi ne montre pas vos disponibilités.
  • Seuls les clients dont la réservation est enregistrée dans booxi vont profiter des confirmations et rappels par sms et emails.
  • Vous ne pouvez pas partager le calendrier mis à jour en tout temps avec votre équipe.
  • Vous n’avez pas la liste complète de votre clientèle dans booxi et l’historique de vos rendez-vous est incomplet.
  • D’un autre côté vous utilisez toujours votre agenda papier.

Les avantages dont vous bénéficiez lorsque vous gérez tous vos rendez-vous avec booxi

La manière la plus efficace de gérer vos réservation c’est d’utiliser booxi pour l’ensemble de vos rendez-vous. Cela sera bénéfique pour vous, et pour vos clients.

Quels sont les avantages pour vos clients lorsqu’ils réservent avec booxi ?

  • Ils peuvent voir quand vous êtes disponible et sélectionner l’horaire qui leur convient le plus.
  • Ils peuvent réserver n’importe quand, même en dehors de vos heures d’ouverture, sans avoir à perdre du temps à échanger des messages vocaux.
  • Ils reçoivent une confirmation et un message de rappel par sms ou par email.

offrez la prise de rendez-vous en ligne à vos clients

Quels sont les avantages dont vous bénéficiez lorsque vous utilisez booxi pour gérer tous vos rendez-vous ?

  • Vous établissez, automatiquement, une liste de clients puisque booxi s’assure de créer un nouveau dossier pour chacun de vos clients.
  • Vous pouvez suivre l’historique des rendez-vous pour chaque client – ce qui signifie que vous pouvez offrir un meilleur service, assurer un suivi de vos métriques et améliorer votre marketing.
  • Vous pouvez sauver encore plus de temps, en demandant à booxi de confirmer automatiquement les rendez-vous, en accord avec vos règles de rendez-vous.
  • Les membres de votre équipe ont accès, à tout moment, à leur horaire mis à jour – vous gagnez du temps, évitez les conflits d’horaires et les doubles booking.
  • Tous vos clients reçoivent des confirmations et des rappels – ce qui contribue grandement à réduire les rendez-vous manqués et les appels de vos clients pour connaître l’adresse.

calendar

Construire votre clientèle

Dès que vous ajoutez un rendez-vous pour un nouveau client, booxi crée automatiquement un nouveau dossier client et commence à garder une trace de ses rendez-vous. De cette façon vous savez à quand remonte se dernière visite, quel service il a reçu et qui s’en est occupé.
Cette solide connaissance de votre clientèle vous aide à améliorer la qualité de votre service et à construire de meilleures relations avec vos clients. Vous pouvez analyser votre liste de clients (CRM), et cibler des clients spécifiques pour leur envoyer des messages et des promotions par emails. C’est utile pour améliorer la rétention de votre clientèle, la fidéliser ou même pour reconquérir d’anciens clients.

suivez l'historique des rendez-vous des clients

Vous définissez les règles, booxi fait le travail pour vous

Booxi gère votre disponibilité et peut automatiquement confirmer vos rendez-vous en fonction des règles que vous avez établies. Vous pouvez définir ces règles pour votre entreprise en général, pour un service spécifique ou pour un membre de votre personnel en particulier.

Voici quelques exemples de ces règles :

  • Vous pouvez décider d’afficher vos disponibilités ou de demander à vos clients de vous donner les leurs quand ils réservent en ligne. Le fait de présenter vos horaires vous fait gagner énormément de temps, alors que de demander à votre client les siennes vous donne davantage de contrôle.
  • Vous avez la possibilité d’enlever le sélection du personnel pour un service spécifique, pour vous permettre de répartir les rendez-vous vous-même et donc de mieux équilibrer la charge de travail.
  • En paramétrant les limites, vous pouvez éviter les réservations de dernière minute ou celles qui sont trop éloignées dans le temps.
  • Choisissez comment vous souhaitez confirmer vos rendez-vous : automatiquement, manuellement ou après un délais.

Pour résumer, vous gardez le contrôle sur vos disponibilités, vos rendez-vous et vos employés en fonction des règles que vous paramétrez.

Établissez votre horaire de travail

Vous pouvez définir votre horaire de travail en utilisant les heures d’ouverture de l’entreprise, en définissant un horaire hebdomadaire pour chaque employé ou simplement en ajoutant des disponibilités dans votre calendrier, toutes les semaines ou une semaine sur deux.
Par exemple, si une semaine vous avez décidé d’ouvrir exceptionnellement un dimanche parce qu’il y a un événement spécial, vous pouvez ajouter une plage horaire disponible de 8 heures sur cette date spécifique.

Gérez vos disponibilités

Booxi identifie vos disponiblités en regardant d’abord vos horaires de travail, puis toutes les plages horaires que vous avez ajoutées à votre calendrier, et finalement enlève toutes les plages horaires indisponibles que ce soient des zones occupées ou des rendez-vous.
Quand vos clients réserveront leur rendez-vous en ligne, ils ne verront pas les plages horaires occupées et ne pourront donc pas les réserver.

Si vous utilisez toujours un calendrier papier, il faudra veiller mettre à jour manuellement votre calendrier booxi.

Vous gardez le contrôle

Peu importe les règles de rendez-vous que vous avez paramétrées ou vos horaires disponibles, vous pouvez toujours décider de les contourner, de double booker une plage horaire ou encore de réserver en dehors de vos heures d’ouvertures à n’importe quel moment, car vous gardez un contrôle total sur booxi. Cependant vos clients n’ont pas ce luxe.

À Retenir

  • Pour chaque rendez-vous, booxi envoie un email de confirmation et un sms de rappel.
  • Booxi crée automatiquement un dossier pour les nouveaux clients.
  • Booxi garde une trace de tous les rendez-vous de vos clients, dans leur historique.
  • Vos clients peuvent sélectionner une plage horaire spécifique quand ils réservent en ligne.
  • Vous conservez toujours le contrôle absolu sur booxi.
  • Plus vous utilisez booxi, plus vous gagnez du temps et de l’agent, et plus vous devenez efficace.
Astrid Bertout
Digital Marketing | Customer Success
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