Marre des rendez-vous manqués, du temps et de l’argent qu’ils vous font perdre ?

Astuces d'affaires    |   août 11, 2016

trouvez une solution pour éviter les rendez-vous manqués

Des solutions existent. Dans cet article nous vous présentons les 3 façons les plus efficaces pour facilement les éviter.

#1 Charger des frais d’annulation

Cette méthode consiste à demander une carte de crédit à vos clients, par téléphone ou par la prise de rendez-vous en ligne (si vous utilisez un système de gestion des rendez-vous en ligne).
Vous pouvez leur demander un dépôt ou un paiement intégral avant le rendez-vous.

Bien que cette solution ne convienne pas à toutes les entreprises et qu’elle n’est peut-être pas adaptée pour vous, charger des frais d’annulation reste l’option la plus efficace. Cette méthode a d’ailleurs fait ses preuves pour les entreprises qui offrent des rendez-vous avec de longues listes d’attente. Cependant elle peut effrayer le client, car beaucoup de gens sont encore méfiants à l’idée de laisser leur coordonnées bancaires en ligne, et certaines personnes ne veulent pas payer avant d’avoir reçu le service.

AVANTAGES

Les chances que le client se présente à son rendez-vous sont bien plus élevées, et si ce n’est pas le cas vous êtes quand même payé.

INCONVENIENTS

Certains clients sont réticents à donner leur numéro de carte de crédit par téléphone, et beaucoup ne réserveront pas en ligne si une carte de crédit est nécessaire. Vous risquez donc de manquer des opportunités.

ALTERNATIVE

Laissez vos clients réserver en ligne, et demandez leur une carte de crédit dans le message de confirmation, en utilisant un système de paiement sécurisé. Certaines solutions le proposent. Ainsi, vous n’avez pas besoin de demander un numéro de carte de crédit au téléphone donc le client complètera sa réservation. Si par la suite le paiement n’est pas complété, vous savez que ce client souhaitait prendre un rendez-vous et vous avez toutes les informations nécessaires pour le contacter et pour finaliser le paiement avec lui. Assurez vous d’annoncer clairement qu’un paiement est nécessaire pour confirmer le rendez-vous.

#2 Envoyer des rappels à vos clients

Lorsque l’on cherche à combiner les facteurs d’efficacité et de satisfaction des clients, envoyer des rappels aux clients est clairement la meilleure option. Par contre, si vous planifier de le faire manuellement en appelant chaque client, la veille par exemple, vous perdez énormément de temps et d’énergie.

Certaines solutions de gestion des rendez-vous envoient automatiquement des rappels par email et par SMS quelques heures ou un jour avant le rendez-vous (d’ailleurs vous avez souvent le choix de paramétrer vous même le délais de rappel). Ce qui signifie que vous couvrez quasiment la totalité de vos rendez-vous. Il ne vous reste alors que très peu d’appels ou très peu de rendez-vous manqués.

AVANTAGES

Comme tout est automatisé, vous n’avez presque plus rien à faire : vos clients aiment les rappels et ils ne manquent plus leur rendez-vous.

INCONVENIENTS

Vous devez abandonner votre calendrier papier, et changer votre façon de faire. De plus, ces solutions ne sont pas gratuites, mais certaines proposent des abonnements à partir de 9$ par mois, ce qui n’est rien comparé aux heures et à l’argent perdu chaque mois à cause des rendez-vous manqués.

#3 Assurer un suivi après un rendez-vous manqué

Vous pouvez prendre l’habitude de rappeler vos clients après chaque rendez-vous manqué. S’ils doivent s’expliquer et qu’ils se sentent coupables ils feront plus attention la prochaine fois qu’ils auront un rendez-vous avec vous. Cette méthode aidera à réduire les rendez-vous manqués, mais c’est loin d’être aussi efficace que les deux premières méthodes.

Certaines solutions de prise de rendez-vous en ligne envoient automatiquement un email rappelant vos politiques d’annulation lorsqu’un client manque son rendez-vous. Vous n’avez donc plus besoin de les appeler.

AVANTAGES

Vous sensibilisez vos clients sur les effets négatifs des rendez-vous manqués pour vous.

INCONVENIENTS

Cela n’évite pas les rendez-vous manqués.


La meilleure solution, qui convient à toutes les entreprises, c’est donc de combiner l’envoi de rappel avant le rendez-vous, pour éviter les rendez-vous manqués, et le suivi si malgré ces précautions un client ne se présente pas.


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Astrid Bertout
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