« Une solution pour mes dossiers patients! »

Témoignages    |   juin 9, 2017

témoignage Annie Banville Annie Banville est esthéticienne visagiste et passionnée par la cosmétologie depuis plus de 20 ans.
Artiste maquilleuse reconnue par l’APESEQ, elle réalise son rêve en 2010: ouvrir son propre salon Maquillage Permanent AB et vivre de sa passion!
Spécialisée en maquillage permanent & maquillage professionnel, ce sont sa sensibilité et son expérience qui lui permettent d’offrir un service personnalisé à l’image de ses clientes.

Aujourd’hui Annie nous explique comment booxi l’aide à gérer son salon et à être plus efficace en affaires.

Qu’est-ce qui vous a conduit à essayer booxi en octobre 2016?

“Il y a 10 ans je n’étais pas quelqu’un de très technologique, je fonctionnais beaucoup sur papier. Mon agenda, mes dossiers clients et même ma comptabilité : tout était sur papier. Mais en maquillage permanent les clientes peuvent revenir 10 ans plus tard, pour une retouche par exemple, donc je ne peux jamais détruire les dossiers. Je me suis rapidement retrouvée avec une accumulation de dossiers, qui prenait beaucoup d’espace de stockage. Il fallait que je trouve une solution.

Initialement c’est la raison pour laquelle j’ai voulu essayer booxi: Mon défi c’était de trouver une solution pour gérer mes dossiers clients.

J’ai entendu parler de booxi grâce à l’APESEQ, et j’ai vu qu’il y avait une fonctionnalité “Dossier Clients” en ligne. J’ai réalisé l’essai gratuit et c’est à ce moment que j’ai vu la prise de rendez-vous en ligne. J’ai trouvé ça intéressant car en tant que travailleur autonome je n’ai pas de réceptionniste qui travaille pour moi, donc quand je suis en soin, pour ne pas interrompre le service offert, je ne réponds pas au téléphone.

Alors ça prenait parfois jusqu’à 3 jours pour prendre un rendez-vous avec une cliente. On fonctionnait par messages vocaux: la cliente laissait un message, je la rappelais en lui donnant mes disponibilités, elle me rappelait pour m’informer que les dates ne fonctionnaient pas pour elle… ça prenait parfois plusieurs jours avant de trouver une date commune.

Ça m’a fait réaliser qu’il y avait un problème de ce côté là aussi et j’ai donc décidé de l’essayer pendant la période gratuite. Très rapidement  je me suis aperçu que ça me simplifiait la vie.

Dès la première semaine où j’ai mis mon compte en ligne, une cliente a pris son rendez-vous  sans avoir besoin de m’appeler. Et rapidement les rendez-vous ont commencé automatiquement à s’enregistrer. J’ai trouvé cela vraiment pratique.

Parallèlement, j’ai transféré tous mes dossiers clients papier sur booxi, au fur et à mesure.”

salon maquillage permanent

Qu’est-ce que booxi a changé dans votre quotidien?

“Avant d’utiliser booxi, quand je fonctionnais encore sur papier, je prenais un soir ou deux par semaine pour téléphoner à toutes mes clientes de la semaine afin de leur rappeler leur rendez-vous. Maintenant je n’ai plus besoin de le faire, elles reçoivent automatiquement leur message de rappel.

Au delà de l’énorme gain de temps que cela m’a fait réaliser, cela m’a également permis de supprimer une tâche que je n’aimais pas faire. Les gens n’apprécient pas spécialement de recevoir des appels en soirée, alors parfois je sentais que ce n’était pas le moment idéal pour mes clientes. D’ailleurs moi-même je n’avais pas forcément envie de faire des appels le soir.“

“Quand j’ai commencé à utiliser booxi, je pensais que cela intéresserait une clientèle plutôt jeune. J’ai constaté que même mes clientes plus âgées l’utilisent et aiment recevoir leurs rappels par texto.
J’ai été surprise par le fait que les gens utilisent à ce point la prise de rendez-vous en ligne. Comme je suis en maquillage permanent j’avais pensé que les gens préféreraient me rencontrer ou communiquer avec moi de vive voix avant de prendre un rendez-vous. Et non en fait beaucoup de femmes que je ne connais pas, qui n’ont pas nécessairement été référencées par une de mes clientes, prennent rendez-vous de cette façon là.

Elles trouvent ça plaisant de pouvoir connaître mes disponibilités si rapidement. C’est un commentaire qui revient souvent.”

“Grâce à la prise de rendez-vous en ligne, je passe beaucoup moins de temps au téléphone. Avant, à la fin d’une séance je prenais mes messages vocaux, et j’en avais énormément. J’ai beaucoup moins de retour d’appels à faire, et pourtant mon agenda est rempli pour les 2 prochains mois. D’ailleurs mon horaire est plus rempli qu’il ne l’était à l’automne dernier, avant que je commence à utiliser booxi. “

“Une autre chose que j’ai remarqué et qui m’a surprise c’est que j’avais l’habitude d’avoir une liste d’attente. C’est-à-dire qu’en cas d’annulation d’un rendez-vous certaines clientes me demandaient de les appeler pour leur proposer la plage horaire disponible.

Maintenant quand j’ai une annulation, rapidement dans la journée un autre rendez-vous remplace la plage horaire qui vient de se libérer. Je me suis rendue compte que les clientes sont à l’affût, elles ont pris l’habitude d’aller voir si des disponibilités se sont ouvertes.
Elles ont l’opportunité de devancer leur rendez-vous avant même que j’aie le temps de les rappeler. Je trouve ça vraiment plaisant.“

“J’ai même dû faire des petits réajustements dans ma façon de gérer les réservations de rendez-vous. J’offre une retouche gratuite 4 à 6 semaines après le premier rendez-vous. Avant je planifiais cette retouche, directement avec la cliente, lors du rendez-vous.

Aujourd’hui, étant donné que j’ai en moyenne 2 mois d’attente pour un rendez-vous, j’invite mes clientes à tout de suite réserver en ligne cette séance de retouche, pour leur assurer les meilleurs délais.”

annie banville services

Avez-vous une fonctionnalité coup de coeur?

“Les dossiers patients!

Étant donné que chaque dossier peut être relié à une photo facilement en quelques clics, c’est vraiment plus simple pour moi de réaliser le suivi. Avant, lorsque je fonctionnais avec des dossiers papier, je devais chaque semaine prendre le temps d’imprimer mes photos, les classer sans me tromper, ce qui me demandait une gestion supplémentaire.

Maintenant tout est facilement et rapidement à portée de main : la photo, les notes de chaque séance et même des notes de nos conversations. Ça m’aide vraiment dans mes suivis. Avant même que la cliente se présente, même après plusieurs années pour une retouche, je me souviens qui elle est et le traitement fait initialement. Bien sûr quand j’utilisais les dossiers papiers je notais également  tout cela . Mais aujourd’hui c’est plus visuel, et je peux y accéder bien plus rapidement et me rappeler du visage de ma cliente avant son rendez-vous, et donc assurer un suivi encore plus personnalisé.“

“Une autre fonctionnalité qui me fait également gagner beaucoup de temps, c’est la possibilité de lier un formulaire de santé dans le message de confirmation. Il est automatiquement envoyé et mes clientes peuvent le compléter avant le rendez-vous. Là encore tout est en ligne, donc cela m’a permi de complètement éliminer le papier, et donc d’économiser beaucoup d’espace.
En plus lorsque la cliente arrive à son rendez-vous le formulaire est déjà rempli et je l’ai automatiquement reçu. Une économie de 20 minutes, qu’on prenait habituellement en début de séance.”

“Enfin j’aime beaucoup le message de remerciement envoyé automatiquement à mes clientes une fois que le rendez-vous est terminé. Il complète l’expérience client offerte”.

Et comment se sont passés vos débuts avec booxi?

“booxi m’a sorti de ma zone de confort : Au début j’étais inconfortable sans mon agenda papier pourtant je sentais qu’il fallait que je le fasse. J’étais bien dans mes pantoufles avec mes papiers, mais j’ai lu dans un article que d’ici 2020, plus de 80% des gens vont faire leurs achats et leurs réservations en ligne. J’ai conscience que c’est l’avenir et je pense que c’est important de le réaliser. Alors bien sûr au début c’est inconfortable de changer, mais c’est tellement temporaire et le résultat en vaut vraiment la peine. Donc j’ai quand même décidé de me lancer et depuis ce n’est que du positif.”

“J’ai trouvé que la page a été simple à monter et j’ai aimé le faire. C’est vraiment très facile à comprendre. De mon côté j’ai pris environ 2 semaines à la paramétrer, mais je suis très perfectionniste, alors j’ai passé beaucoup de temps à choisir mes photos, à penser à ce que j’allais écrire dans mes services et à mettre mon compte en ligne qu’une fois que c’était complètement à mon goût.”

“Et mes clientes, de tous les âges, adorent et me disent que ça fait parti de l’expérience client. Même des clientes de 60 ans et plus l’utilisent. Elles arrivent à leur rendez-vous et elles sont déjà enchantées: le message de confirmation, les rappels et le message de remerciement ont un impact positif. Étant travailleur autonome, j’ai  la sensation que c’est une façon de me distinguer dans mon service.“

“Aujourd’hui je ne pourrais plus m’en passer et je suis contente d’avoir fait le saut.

Quand j’entends des gens hésiter à faire le pas vers ce genre de système je me dis “S’ils savaient”. Je me sens plus zen depuis que j’utilise booxi. Ça m’a enlevé une charge de travail qui me permet de réellement me concentrer sur ma passion et sur ma créativité. »

Astrid Bertout
Digital Marketing | Customer Success
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