Comment mettre à jour votre personnel ?

Tutoriels    |   juillet 8, 2016

Dans ce tutoriel, nous vous présenterons étape par étape comment mettre à jour votre personnel.

  • Ajouter et modifier un membre du personnel
  • Associer une photo à une personne
  • Modifier l’horaire de travail d’une personne
  • Associer des services à une personne
  • Réviser les règles de rendez-vous d’une personne


Vous devez d’abord être connecté à votre compte booxi pour pouvoir effectuer les étapes suivantes. Vous pouvez également regarder le tutoriel sur youtube via ce lien.

Étape 1 – Accéder à votre liste du personnel

À partir du menu principal situé à gauche de la page, cliquez sur Personnel pour accéder à votre liste du personnel. Par défaut, un nouveau compte booxi n’a qu’un seul profil, le votre, que vous pouvez modifier ou simplement désactiver et en ajouter de nouveaux.
onglet personnel sur booxi

Étape 2 – Ajouter un nouveau membre du personnel

Un profil nouvellement ajouté n’est pas automatiquement publié en ligne, ce qui vous donne le temps d’en réviser les détails avant de le rendre Disponible en ligne (visible par les clients).

  1. Cliquez sur l’icône en haut de la liste du personnel pour ajouter un nouveau profil.
  2. Ajoutez le Prénom et Nom de famille de la personne (qui seront affichés en ligne).
  3. Entrez une adresse courriel, permettant d’inviter cette personne et de communiquer avec elle (l’adresse ne sera pas affichée en ligne).
  4. Cochez la case Inviter à joindre booxi pour envoyer automatiquement une invitation à utiliser booxi (vous pourrez aussi le faire plus tard).
  5. Cliquez sur Nouveau pour ajouter votre nouveau profil.

Vous pouvez afficher un profil (une personne) en ligne sans que la prise de rendez-vous soit activée; cependant, nous vous encourageons à activer la prise de rendez-vous pour l’ensemble de votre personnel. À la prochaine étape, Modifier le profil d’un membre du personnel, vous pourrez voir la liste complète des caractéristiques offertes.

ajouter un nouveau personnel

Étape 3 – Modifier le profil d’un membre du personnel

Le profil de chaque membre du personnel vous donne accès à ses détails, les services qui lui sont associés (ceux qu’il offre), son horaire de travail (ses disponibilités), ses règles de rendez-vous et la photo de profil associée.

  1. Sélectionnez une personne dans la liste.
  2. Cliquez sur Détails du personnel.
    entrez les détails du personnel
  3. Modifiez le Nom qui sera affiché en ligne.
  4. Modifiez la Position, afin qu’elle reflète la profession exercée par cette personne.
  5. Ajoutez un Numéro de téléphone mobile ou autre (ne seront pas affichés en ligne), qui seront utilisés pour communiquer avec la personne.
  6. Modifiez l’Adresse courriel (ne sera pas affichée en ligne), qui sera aussi utilisée pour communiquer avec la personne.
  7. Rédigez une Biographie qui met en valeur l’expertise de cette personne.
  8. Quand vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder en haut du formulaire pour sauvegarder vos changements ou sur Annuler pour annuler les changements.sauvegarder

Étape 4 – Associer une photo à un profil

Vous pouvez associer une photo à chaque membre de votre personnel, ce qui rendra votre site web booxi plus attrayant pour les clients et les mettra en confiance.

photo de profil

  1. Changez la photo en cliquant sur l’icône  au bas de la photo de profil actuelle. Vous pouvez aussi utiliser notre appli mobile pour prendre une photo avec votre téléphone intelligent et l’appliquer au profil d’un membre du personnel.
    • Cliquez sur le bouton Télécharger une photo afin de télécharger une photo à partir de votre ordinateur ou tablette.
    • Cliquez sur le bouton Réinitialiser pour supprimer la photo.
    • Utilisez les 4 points bleus pour découper ou sélectionner la portion visible de la photo.
  2. Cliquez sur le bouton Sauvegarder la photo pour sauvegarder les changements, ou cliquez sur le X au haut pour annuler les changements.

Étape 5 – Associer des services

Vous pouvez préciser quels services sont offerts par le membre du personnel. De cette façon, les clients ne pourront demander un rendez-vous avec cette personne que pour les services qu’elle fournit.

  1. Cliquez sur Services associés
  2. Cochez les services offerts par la personne
  3. Cliquez sur Sauvegarder en haut du formulaire pour sauvegarder vos changements ou sur Annuler pour annuler les changements.sauvegarder

Step 6 – Réviser l’horaire de travail

Si cette personne travail toujours aux heures d’ouverture, vous pouvez simplement choisir d’utiliser l’horaire des Heures d’ouverture de l’entreprise; si elle a un horaire hebdomadaire différent, utilisez l’Horaire personnel et définissez cet horaire; et si elle n’a pas d’horaire et ne connait pas ses disponibilités qu’une ou deux semaines à l’avance, utilisez l’option Calendrier et ajoutez des plages disponibles directement dans le calendrier.

Pour définir un horaire hebdomadaire, ajoutez des plages horaires pour chaque jour de la semaine. Vous pouvez ajouter plus d’une plage par jour, par exemple si vous avez une pause (9:00-12:00 puis une autre de 13:00-18:00). Vous pouvez aussi laisser une journée sans plage horaire si vous n’êtes pas disponible cette journée.

  1. Cliquez sur Horaire de travail pour réviser l’horaire.
    • Entrez une heure de début et une heure de fin pour chaque plage horaire.
    • Cliquez sur X pour effacer une plage.
    • Cliquez sur + pour ajouter une plage.paramétrez l'horaire de travail
  2. Si vous avez fait des changements, cliquez sur Sauvegarder ou sur Annuler pour annuler les changements.

sauvegarder

Étape 7 – Ajuster les règles de rendez-vous

Les règles de rendez-vous permettent de dire à booxi comment gérer les rendez-vous et les disponibilités pour cette personne.

    1. Cliquez sur Règles de rendez-vous pour accéder et modifier les règles.

Activer la prise de rendez-vous
Cette règle vous permet de désactiver la prise de rendez-vous en ligne, et ainsi empêcher les clients de demander rendez-vous avec ce membre du personnel. Ceci vous est utile si vous voulez afficher cette personne sur votre site web booxi, mais ne désirez pas recevoir de demande de rendez-vous pour cette dernière. Désactivez l’option en décochant la case.

Afficher les disponibilités en ligne
Lorsque cette règle est activée, les clients peuvent sélectionner et réserver une plage horaire disponible précise. Nous vous recommandons d’afficher vos disponibilités car les clients préfèrent choisir une plage précise et parce que vous épargnez du temps. Cependant, si vous souhaitez avoir un contrôle complet sur votre horaire et décider de vos disponibilités selon l’achalandage de la semaine, vous pouvez désactiver cette option.

Lorsque l’option est désactivée (case non cochée), booxi demande au client de fournir ses disponibilités jusqu’à 5 plages horaires. Vous recevez ainsi une demande avec un choix de plages horaires, par exemple, lundi 6 avril de 9h00 à 12h00; mercredi 8 avril de 12h00 à 17h00; et vendredi 10 avril de 17h00 à 21h00. Vous pouvez ainsi trouver une disponibilité qui convient à votre horaire et confirmer une heure à votre client.

Intervalle de rendez-vous
Cette règle vous permet de changer l’intervalle de temps entre le début de chaque plage horaire disponible qui seront présentées au client lors de la prise de rendez-vous en ligne. Nous vous suggérons d’ajuster cet intervalle à la durée de votre service le plus court. Par exemple, si vous n’offrez que des rendez-vous d’une durée de 1 heure, ajustez l’intervalle à 60 min, afin de ne pas permettre au client de réserver 8h15, 8h30 ou 8h45, se qui laisserait un trou de moins d’une heure. Avec un intervalle de 60 min, les clients pourront seulement réserver 8h00, 9h00, ou 10h00 et ainsi de suite.

Nous regarderons les autres règles dans un autre tutoriel.

établir les règles de rendez-vous par employé

  1. Si vous faites des changements, cliquez sur Sauvegarder en haut du formulaire ou sur Annuler pour annuler les changements.

sauvegarder / annuler

Étape 8 – Mettre le profil personnel en ligne

Maintenant que le profil de ce membre du personnel est complété, vous pouvez le mettre en ligne afin qu’il devienne visible et que les clients puissent prendre rendez-vous avec cette personne. Le profil ne sera visible que si votre entreprise est disponible en ligne.

  1. Cliquez sur Hors-ligne et sélectionnez Disponible en ligne.
  2. Le statut devrait devenir vert.statut du profesionnel

Vous avez terminé et vous pouvez passer au tutoriel La gestion des rendez-vous.

À retenir

  • Ajoutez un membre du personnel pour offrir des rendez-vous avec ce dernier – son statut doit être Disponible en ligne pour qu’il apparaisse dans votre site web booxi.
  • Associez des services à un membre du personnel pour montrer qu’il est disponible pour offrir ces services.
  • Révisez l’horaire de travail d’un membre du personnel pour que booxi puisse connaître ses disponibilités.
  • Vous pouvez laisser le client choisir une plage horaire ou lui demander ses disponibilités.
  • Ajoutez une photo et une biographie qui reflète le professionalisme pour mettre les clients en confiance.
Astrid Bertout
Digital Marketing | Customer Success
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