5 raisons pour lesquelles vous ne devriez pas utiliser un calendrier papier pour gérer vos rendez-vous

Astuces d'affaires    |   Mai 22, 2018

Arrêtez d'utiliser un calendrier papierPour de nombreuses entreprises qui offrent des services, le calendrier papier est le choix par défaut. Utilisé depuis des années, il est facile à utiliser et ne demande aucun effort d’apprentissage.

Pourtant plus vous passez du temps avec un calendrier papier et plus vous perdez en efficacité, à gérer les aspects administratifs de votre entreprise au lieu de vous concentrer sur les tâches essentielles qui apportent dans la valeur, comme le temps que vous passez à offrir un service à vos clients.
En plus, plus votre entreprise grandit plus elle devient complexe à gérer et moins vous pouvez vous concentrer sur les activités qui génèrent directement des revenus.

Alors voyons en détails pourquoi vous devriez sortir temporairement de votre zone de confort et ne plus utiliser un calendrier papier pour gérer vos rendez-vous:

  1. Pas de liste de clients

    Avec un calendrier papier, vous n’avez pas une liste de clients facilement exportable et vous avez peu d’informations sur votre clientèle (Souvent vous n’avez que le nom, le prénom et le numéro de téléphone).

    Pourquoi c’est un problème?
    → Si vous souhaitez un jour revendre votre entreprise, votre liste de clients constitue une importante valeur.
    Plus vous avez des fiches clients qualifiées (c’est-à-dire complètes et à jour), plus votre entreprise a de la valeur sur le marché. Un argument fort lors d’une négociation.

    → Sans une liste qui regroupe l’ensemble de l’information pour contacter vos clients vous ne pouvez pas réaliser un envoi d’infolettres régulier, pour présenter vos nouveautés, vos promotions et simplement pour fidéliser votre clientèle. Or c’est un moyen puissant pour communiquer avec eux et générer plus de revenus.

    Il est donc essentiel d’avoir une liste de clients à jour, avec le détail des informations pour les contacter, leur date de naissance, l’historique des rendez-vous, et des notes pour chaque clients et chaque rendez-vous.

  2. Pas de données sur les performances de votre entreprise

    Avec un calendrier papier vous pouvez difficilement établir des statistiques pour déterminer vos forces et vos faiblesses: Déterminer manuellement quelles sont vos heures creuses et vos heures de pointes et quelles sont les périodes de l’année les plus achalandées est fastidieux voire impossible. Pourtant ce sont des données essentielles pour ajuster vos promotions, vos actions marketing et vous aider à faire des choix quotidiens dans la gestion de votre entreprise, aussi simple que de déterminer les dates de vos prochaines vacances.

  3. Un accès restreint
    Un calendrier papier ne vous permet pas d’y accéder à tout moment: vous êtes dans la rue et vous croisez un client qui souhaite prendre un rendez-vous mais vous mais votre calendrier est au salon? Vous prenez le risque de perdre un client qui n’a pas envie d’attendre pour planifier son prochain rendez-vous.

    Cet argument est encore plus fort si vous travaillez en équipe, puisque vous dépendez tous d’un même calendrier.

  4. Une perte de temps considérable
    Avec un calendrier papier vous perdez du temps puisque:
    → Vos employés doivent vous appeler pour connaître leur horaires ou encore ajouter un rendez-vous s’ils ne sont pas au salon.
    → Si vous souhaitez éviter les rendez-vous manqués, vous devez prendre le temps de contacter vos clients la veille pour leur rappeler leur rendez-vous. En moyenne, c’est souvent une soirée par semaine que vous perdez au téléphone au lieu de prendre du temps pour faire une activité qui vous plaît ou tout simplement passer du temps en famille.
    → Si vous êtes plusieurs à écrire les rendez-vous dans le calendrier, il est possible que certaines écritures soient difficiles à relire, et donc que vous perdiez du temps à essayer de déchiffrer ce qui a été écrit. Le calendrier peut même très rapidement devenir illisible, si vous devez annuler ou modifier certains rendez-vous.
    → Si vous travaillez en équipe, vous êtes parfois plusieurs à tourner les pages du calendrier en même temps, ce qui peut rapidement devenir difficile à gérer. Avec une solution de gestion de rendez-vous en ligne, l’ensemble de l’équipe peut facilement accéder, en même temps aux horaires, à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone intelligent.
  5. Des complexités au niveau des vérifications fiscales

    Pour vos impôts vous devez être en mesure de fournir toutes les informations sur votre activité jusqu’à 6 ans auparavant. Si vous êtes soumis à des vérifications, la lecture d’un calendrier papier peut être fastidieuse et longue. La personne en charge des vérifications aura peut-être de la difficulté à vous relire et à comprendre vos abréviations. Or en cas de doute, la décision finale sera rarement en votre faveur.


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Astrid Bertout
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