Automatisez la gestion de vos locations

Fonctionnalités    |   Juil 11, 2019


La fonctionnalité de location de booxi vous permet de gérer un inventaire locatif et d’en offrir la réservation en ligne, en toute simplicité.

Vous pouvez enfin gérer vos rendez-vous, vos réservations et vos locations d’une même plateforme! 

C’est fait pour qui?

Pour toute entreprise qui a besoin de louer des articles pour une durée pouvant être supérieure à une journée. Par exemple: des vélos, équipements sportifs, équipement médicaux, espaces de relaxation, espaces de golf virtuel, salles, chalets, bed and breakfast, outils, etc. 

 

Comment le paramétrer?

Il suffit de créer votre inventaire ressources ou d’articles locatifs (vélos, kayaks, remorques, etc.) en utilisant l’onglet Ressources. Puis de les assigner aux Services de locations que vous aurez également paramétré au préalable.

  1. Créez une offre de service de location
    Chaque offre dispose d’un nom (“Location de vélo 3 jours”, une durée fix (3 jours) et un prix fix ($50). Vous pouvez en créer autant que vous le voulez et les classer par catégorie.
  2. Créez ou importez un inventaire de ressources ou articles locatifs
    Vous pouvez créer vos articles (ressources) un à un, avec un nom, un identifiant (soit numéro de série, code unique ou code à barre). Et optionnellement un emplacement de stockage. Tous les articles portant le même nom, seront présentés en ligne comme étant disponible en quantité de X (“Vélo 17 po. | 4 disponibles”). L’import se fait à l’aide d’un fichier de format CSV.
  3. Associez vos services au articles qui sont disponibles
    À partir de chaque service, vous pouvez associer les articles qui seront disponibles pour ce service. Par exemple pour  “Location de vélo 3 jours”, je peux associer tous les vélos qui peuvent être loués pour 3 jours.

Besoin d’aide pour démarrer? Suivez notre guide, étape par étape, pour apprendre à configurer la fonctionnalité de Location.

Comment les clients peuvent-ils réserver? 

Les clients peuvent réserver par téléphone ou directement en ligne. Dans les deux cas, ils recevront aussitôt un courriel de confirmation et un rappel avec tous les détails concernant leur réservation de location, comme l’heure et l’emplacement auxquels ils peuvent venir récupérer les articles ainsi que la date et l’heure auxquelles ils doivent les retourner. 

Lors de la réservation en ligne, vos clients verront votre offre de location, parmi vos autres services (par rendez-vous et réservations de groupe).

  1. Le client pourra choisir une catégorie et un service. Par exemple: La catégorie “Location de vélos”, et les services “Vélo de montagne 2 heures” à 10$, “Vélo de montagne 1 journée” à 25$, ou encore “Vélo 1 semaine” à 75$. 
  2. Ensuite il pourra sélectionner la date et une l’heure de récupération offerte, puis voir les articles disponible. Par exemple “Vélo de montagne 17 po” x 3 disponible, “Vélo de montagne 15 po” x 1 disponible.
  3. Après avoir sélectionné le premier article, le client pourra en ajouter d’autres pour la même offre de service de location (par exemple “Vélo de montagne pour 1 journée à 25$”), donc deux articles coûteront 50$. 
  4. Le client sera en mesure de choisir des options par article ou de répondre à des questions (par exemple “Choisir le type de pédales”, “Choisir une taille de casque”).
  5. Et finalement il devra fournir ses informations de contact avant de confirmer sa réservation. 
  6. Une fois la réservation complétée vous pouvez demander au client de réaliser un paiement en ligne pour sécuriser sa réservation. Il peut s’agir d’un dépôt ou du montant total. 

Si le client réserve par téléphone, la plateforme de booxi vous offre davantage de flexibilité telle que la possibilité de mélanger les offres entre elles, car chaque article pourra avoir une date et une heure de retour différente. booxi adaptera donc le message de confirmation et le rappel pour qu’ils le prennent en compte.

Quand un client se présente pour récupérer ou retourner un article de location, vous pouvez facilement retrouver sa réservation en utilisant le numéro de confirmation, le nom du client, son numéro de téléphone ou l’identification de l’article (numéro de série ou code barre).

Autres fonctionnalités 

  • Vous pouvez créer des services de location pour quelques minutes, heures, jours, semaines ou mois.
  • La date et l’heure de retour attendues sont calculées en fonction de vos horaires d’ouverture, de sorte qu’elles seront toujours ajustées à l’heure d’ouverture suivante.
    Par exemple, si vous louez un article pour 3 heures, juste 5 minutes avant de fermer, l’article devra être ramené à la première heure du prochain jour où votre entreprise est ouverte. De plus, si vous faites de la location pour 1 jour, le retour devra être réalisé le jour ouvrable suivant.
    Ces règles peuvent être modifiées. Vous pouvez donc paramétrer booxi pour que le retour d’une location à la journée soit reporté au lendemain si l’article est loué moins de X heures avant la fin de la journée, tout comme vous pouvez décider que les articles soient ramenés au début ou à la fin de la journée.
  • Chaque article de location a un statut qui indique si l’article est réservé, loué, en retard ou retourné. Ce qui vous permet donc d’utiliser le même système pour réserver en avance ou simplement pour louer à un client qui n’a pas de réservation.
  • Chaque article de l’inventaire de location a un historique de réservations et chaque réservation de location apparaît également dans l’historique de réservations du client. Vous pouvez donc suivre qui a loué quoi, et quand. Vous pouvez également ajouter des notes pour chaque location.
  • De plus, la réservation en ligne suit des règles de réservation similaires, dans lesquelles vous pouvez permettre ou non la réservation en ligne, les réservations de dernières minutes et celles en avance, et pouvez également permettre ou non au client d’annuler sa réservation, dans un délai fixé.


N’attendez plus, et commencez à automatiser la gestion de vos locations dès aujourd’hui.

 

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Astrid Bertout
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