Configurer la réservation en ligne pour des rendez-vous par téléphone ou vidéoconférence

Astuces d'affaires    |   Mai 20, 2020

Offrir un service d’assistance personnel en ligne est un excellent moyen d’augmenter vos ventes par client et peut être accompli facilement en utilisant booxi. Cela permet de créer une belle expérience pour le client et les conseillers de vente peuvent travailler de la maison. La vidéoconférence permet d’accompagner vos clients dans leurs achats en ligne grâce au partage d’écran. La conversation téléphonique peut être plus simple à mettre en place pour vos clients.

Dans cet article, vous verrez comment configurer la réservation en ligne pour des rendez-vous par téléphone ou vidéoconférence.

1. Obtenir un compte booxi par fuseau horaire

Si vous avez déjà un compte booxi, connectez-vous, si ce n’est pas le cas, inscrivez-vous et profitez d’un essai gratuit. Si vos clients sont sur des fuseaux horaires différents, il est recommandé de créer un compte par fuseau pour éviter la confusion dans les horaires de rendez-vous.

Par exemple, créer des comptes nommés :

  • Ma Marque Québec
  • Ma Marque Vancouver
  • Ma Marque Paris

Vos étapes de réservations commenceront avec la sélection de régions que vous pouvez aussi grouper par pays.

2. Créer votre service à distance sur rendez-vous

Créer des rendez-vous individuels ou réservations de groupe qui auront lieu à distance par téléphone ou vidéoconférence. Assurez-vous d’ajouter du temps disponible entre chaque rendez-vous.

  1. Cliquer  sur la section principale Service      
  2. Ajouter un nouveau service et éditer les Détails
  3. Sélectionner par vidéoconférence ou par vidéo en tant qu’Emplacement

  4. Fournir un numéro de téléphone ou un lien de vidéoconférence.
    Si chaque rendez-vous à un lien ou numéro unique, ou si vous contactez le client, laisser cet espace vide.
  5. Ajouter un espace de temps complémentaire entre chaque rendez-vous au besoin.
  6. Vous pouvez poser des questions au moment de la réservation. Cela peut être une question unique ou un questionnaire. C’est l’opportunité de récolter de l’information en avance ou demander au client ses préférences de communication. 
  7. Renseigner les instructions qui seront ajoutées aux messages de confirmation et de rappel.
  8. Si vous ne souhaitez pas que le client choisisse un conseiller à la réservation, vous pouvez faire le choix de répartir automatiquement les rendez-vous. Changer les règles de réservations en sélectionnant Pas de sélection de personnel au niveau de la sélection du personnel en ligne. Sélectionner également Afficher les créneaux horaires avec répartition automatisée dans le mode de sélection des horaires.

3. Configurer les disponibilités et capacités de réservations

Chaque personnel créé a un calendrier de disponibilité. C’est ce qui détermine votre capacité de réservation. Une équipe de 4 personnes = 4 calendriers et donc 4 rendez-vous en simultané.

Vous pouvez également répartir les services proposés en fonction de l’expertise de chaque personnel.

  1. Cliquer sur la section principale Personnel
  2. Ajouter un nouveau personnel et éditer les détails au besoin.
  3. Assigner les services à ce nouveau membre de l’équipe.
  4. Configurer un Horaire de travail pour déterminer la disponibilité de cette personne.
  5. Si vous souhaitez partager le calendrier de ce personnel avec le reste de l’équipe, il est possible de changer les paramètres de partage au niveau des règles de réservation. 

4. Intégrer le service de réservation en ligne à votre site

Vous pouvez facilement intégrer le bouton de réservation et l’iframe à votre site ou sur n’importe quelle page de destination (landing page). Il faut copier/coller des éléments de code java script.

Il est recommandé d’ajouter le bouton de réservation à votre page d’accueil et à tous les emplacements possibles. Si votre site e-commerce peut afficher des pop-up avec message personnalisé basé sur la navigation des clients, c’est une belle opportunité pour convertir un client indécis.

Découvrez comment procéder dans cet article.

5. Se préparer pour le rendez-vous

Vos employés et vous avez accès au calendrier des rendez-vous à n’importe quel endroit. Préparer chaque rendez-vous en consultant les réponses au questionnaire de réservation. Il est possible, par exemple, d’envoyer un message de notification avec des instructions indiquant les étapes pour se connecter à une vidéoconférence.

  1. Aller sur la section principale Calendrier, sélectionner votre calendrier.
  2. Cliquer sur un rendez-vous pour consulter l’ensemble des Détails.
  3. Si un questionnaire a été complété, cliquer sur Éditer questionnaire pour revoir les réponses
  4. Cliquer sur Avertir un client pour envoyer un message (cette fonctionnalité peut être utilisée pour fournir un numéro de téléphone ou un lien de vidéoconférence) 
  5. Il est également possible de créer un modèle de message à réutiliser pour chaque rendez-vous.

6. Faire un suivi de rendez-vous 

Une fois le rendez-vous terminé, vous pouvez envoyer un message de remerciement ainsi que des recommandations de produits. Vous pouvez également offrir un code promo si cela est applicable.

  1. Depuis le rendez-vous, cliquer sur Avertir le client
  2. Sélectionner un message de remerciement dans les modèles, ajouter les liens des produits recommandés. 
  3. Ajouter un code promo
  4. Envoyer et c’est terminé

Expérience Client 

Votre client sera capable de réserver en ligne, voir vos disponibilités, obtenir une confirmation et un rappel à l’approche du temps du rendez-vous. Le rappel des instructions guidera le client sur la manière de vous contacter. Le service fourni aidera le client à faire de meilleurs achats. Un message de remerciement envoyé immédiatement après le rendez-vous est une excellente incitation à acheter plus.

Margaux Duchatelet
Margaux Duchatelet
Offrir l’assistance personnalisée d’un(e) conseiller(ère) par téléphone ou vidéoconférence
Astuces d'affaires   |   Mai 20, 2020
Créer une page de destination permettant de réserver en ligne
Astuces d'affaires   |   Mai 20, 2020
Prêt à augmenter vos revenus?
14 jours gratuits |Aucune carte de crédit requise
Démarrez