Automatisez la répartition de vos rendez-vous et gagnez encore plus de temps

Fonctionnalités    |   Jan 26, 2018

répartition automatique des rendez-vousIl est maintenant possible d’automatiser la répartition des rendez-vous pris en ligne au lieu de demander à votre client de choisir un personnel, ou de répartir manuellement les rendez-vous vous-même. De cette façon les rendez-vous seront répartis uniformément à votre personnel, et vous économiserez un temps fou à ne pas gérer leurs horaires.

Que vous ayez 10 ou 100 employés, louez des espaces comme des salles de conférence, champs de tir, ou cabines de toilettage pour chien, ou des objets comme des bicyclettes, ou kayaks, booxi peut automatiser votre répartition et vous faire économiser un temps considérable.

  • Comment les rendez-vous sont répartis automatiquement
  • Configurer un service pour la répartition automatique
  • Expérience de prise de rendez-vous en ligne

Comment les rendez-vous sont répartis automatiquement

Quand la répartition automatique est activée, booxi calcule les disponibilités de chaque personnel et présente un choix de dates et heures qui ont au minimum un personnel disponible. Quand le client choisi une plage horaire, booxi répartit automatiquement le rendez-vous au personnel disponible ayant le moins de rendez-vous pour cette journée. De cette façon, tout le personnel disponible aura une moyenne de rendez-vous uniforme.

Selon le mode d’approbation des rendez-vous sélectionné, vous recevrez soit une demande de rendez-vous (mode manuel) ou un rendez-vous approuvé (mode automatique). Tout est automatisé afin de vous faire économiser un temps considérable dans la gestion de vos horaires.

Configurer un service pour la répartition automatique

Vous pouvez activer la répartition automatique pour un ensemble de services, en changeant tout simplement deux règles de rendez-vous par service. La répartition automatique des rendez-vous remplace le choix du personnel lors de la prise de rendez-vous en ligne par un choix de plages horaires disponible. Vous n’avez donc qu’à Désactiver le choix de personnel, et changer le Mode de sélection de plage horaire pour Afficher les plages horaires avec répartition automatisée.  Vous pouvez ainsi offrir certains services avec la répartition automatique, et d’autres avec un choix de personnel.

  1. Parmi votre liste de services, ouvrez le profil du service pour lequel vous aimeriez répartir automatiquement les rendez-vous.
  2. Cliquez sur Règles de rendez-vous pour ce service
  3. Activez la règle Désactiver le choix de personnel
  4. Ajustez le Mode de sélection de plage horaire à Afficher les plages horaires avec répartition automatisée
  5. Cliquez sur Sauvegarder au haut du formulaire Règles de rendez-vous, et le tour est joué.répartition automatisée

Expérience de prise de rendez-vous en ligne

Quand un client choisi un service avec répartition automatique, il obtient un choix de dates et plages horaires, sans choisir de personnel. Ces plages horaires ont tous au minimum un personnel disponible et si plus d’un personnel, le rendez-vous est réparti au personnel avec le moins de rendez-vous pour cette journée.

dispatch automatique

Votre client reçoit une confirmation et un rappel de rendez-vous, sans mention du personnel attitré, vous permettant ainsi de le changer par la suite.

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Astrid Bertout
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