Retarder le message de confirmation d’une réservation impayée

Astuces d'affaires    |   Déc 30, 2019

Vous pouvez décaler l’envoi du message de confirmation d’une réservation dont le paiement n’a pas été complété en ligne. Par défaut, booxi envoie un message de confirmation dès que la réservation est effectuée, et attend le paiement, mais vous pouvez configurer l’annulation automatique si le paiement n’est pas réalisé dans les 15 minutes.

Cette fonctionnalité vous permet de retarder le message de confirmation de la réservation qui peut inclure des instructions, jusqu’à ce que la demande de paiement en ligne soit complétée.
Cela vous permet également de recevoir une notification lorsqu’un paiement n’a pas été effectué après 15 minutes. Vous pouvez alors contacter le client et obtenir le paiement plutôt que d’annuler automatiquement.

Vous pouvez:

  • Paramétrer l’approbation de réservation à Automatique (après le paiement en ligne).
  • Empêcher d’envoyer une confirmation et une annulation 15 minutes plus tard.
  • Éviter d’envoyer une confirmation et des instructions pour une réservation qui n’a pas été payée.
  • Recevoir une alerte afin de contacter le client pour son paiement.
  • Voir dans votre liste de réservation qui n’a pas encore été approuvé.

Paramétrer l’approbation de réservation

Le mode d’approbation de la réservation est une règle de rendez-vous de l’entreprise, qui vous permet de retarder l’envoi du message de confirmation (avec les instructions) après que la demande de paiement en ligne soit complétée. Dans le cas où ce paiement n’est pas complété dans les 15 minutes suivantes, vous recevrez une alerte.

Suivez ces étapes pour activer cette option:

  1. Allez sur l’onglet Mon Entreprise, dans le menu principal
  2. Cliquez sur la section Règles de rendez-vous
  3. Faites défiler vers le bas, jusqu’à la section Modes d’approbation de réservation
  4. Sélectionnez l’option Automatique (après la réalisation du paiement en ligne)  
  5. Cliquez sur Sauvegarder

Alertes pour les réservations impayées

Quand le mode d’approbation de réservation est paramètré sur Automatique après un paiement en ligne, et qu’une demande de paiement reste impayée, vous recevez une alerte de demande de réservation qui a un paiement incomplet. Cela signifie que votre réservation n’a pas été approuvé et que la confirmation est décaler jusqu’à ce que la réservation soit payée. Vous pouvez alors contacter le client, compléter le paiement et approuver la réservation.

Cette alerte est envoyée au personnel associé au groupe, pour chaque réservation impayée. Sélectionnez l’option Tous le personnel pour voir toutes les alertes et utilisez la même adresse courriel pour tous les employés pour recevoir toutes les alertes sur une même adresse courriel.

Liste de réservation

Dans la liste des réservations, celles précédées d’un rond vert sont approuvées, tandis que celles précédées d’un rond jaune sont des demandes de réservations en attente d’approbation. Une demande est une réservation qui n’a pas été approuvé et pour laquelle aucun message de confirmation n’a été envoyé, et aucun message de rappel n’a été planifié. Vous devez approuver ces demandes manuellement pour que vos clients et les participants reçoivent leur confirmation et leur rappel.  

Rappel

Utilisez cette option pour éviter d’annuler automatiquement des réservation impayées. 

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Astrid Bertout
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